Privatlivspolitik for Syddanske Ingeniørstuderendes Fællesråd

Sidst opdateret d. 24/05-2018

SIF’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysning til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

SIF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

  • Kontaktperson: Steffen Hansen
  • Stilling: Bestyrelsesmedlem i SIF
  • E-mail: stefh14@student.sdu.dk

Behandling af personoplysninger

Vi handler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger
    • Almindelige personoplysninger:
      • Fuldt navn, adresse, postnummer, land, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, studieretning, forventet færdiggørelse (måned + år), indmeldelses- og udmeldelsesdato.
    • Særligt følsomme oplysninger, som er underlagt en højere grad af beskyttelse:
      • Forbehold i forbindelse med SIF Rustur (allergi, helbred, vegetar/veganer m.m.).
  2. Oplysninger på tilmeldte til arrangementer i SIF og Fraktalet
    • Almindelige personoplysninger:
      • Fuldt navn, e-mailadresse, mobilnummer, adresse, postnummer og by.
    • Ved enkelte arrangementer kan der også behandles oplysninger omkring studieretning.
  3. Oplysninger om frivillige i SIF’s bestyrelse/udvalg
    • Almindelige personoplysninger:
      • Fuldt navn, telefonnummer og e-mailadresse.
      • Ved enkelte personer, som skal optræde på hjemmesiden, opbevarer vi også et profilbillede.
  4. Oplysninger ved brug af blanketter i SIF (Udlægsseddel, Brug af SIF Dankort)
    • Almindelige personoplysninger:
      • Fuldt navn, kontonummer, signatur

Her indsamler vi oplysninger fra

Alle oplysninger får vi udelukkende fra dig, når du tilmelder dig SIF eller en af vores arrangementer. Oplysningerne hentes ikke fra eksterne kilder.

SIF’s formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en anmodning fra dig
  • Til brug i forbindelse med SIF Rustur (hvis tilvalgt)
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • SIF’s medlemshåndtering, herunder opkrævning af tilmeldingsgebyrer
    • Som led i SIF Rustur hvis denne er tilvalgt, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af turen. SIF Rustur benytter også de særligt følsomme medlemsoplysninger under planlægningen og gennemførelsen af turen, herunder oplysninger om allergi og vegetar/veganer til planlægning af maden.
    • Levering af ydelser, såsom studietursstøtte
  2. Formål med behandling af oplysninger på tilmeldte til arrangementer i SIF og Fraktalet:
    • Som led i planlægningen, gennemførelsen og opfølgningen af det/de tilmeldte arrangementer, herunder håndtering af tilmeldte og opkrævning af evt. billetpriser.
  3. Formål med behandling af oplysninger om frivillige i SIF’s bestyrelse/udvalg:
    • Opretholdelse af kontaktlister på alle aktive frivillige i SIF
    • Indskrivning af alle i bestyrelsen samt formænd og næstformænd i alle udvalg, på hjemmesiden med profilbillede, navn og kontaktmail.
  4. Formål med behandling af oplysninger ved brug af blanketter i SIF (Udlægsseddel, Brug af SIF Dankort)
    • Som led i SIF’s regnskab

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af indmeldingsgebyrer.
  • Afholdelse af sociale og andre arrangementer
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Dine personoplysninger videregives ikke til tredjeparter med mindre det er aftalt med dig. Vi videregiver desuden ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som deltager i et arrangement eller som frivillig i foreningens bestyrelse/udvalg:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Særligt følsomme personoplysninger bliver slettet senest 1 måned efter deres formål er blevet opfyldt (Fx forbehold som bliver brugt ved SIF Rustur)

Tilmeldte til arrangementer i SIF og Fraktalet

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra arrangementets afholdelse og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for arrangementets afholdelse

Frivillige i SIF’s bestyrelse/udvalg

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningens bestyrelse/udvalg

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.